La conduite d’une réunion ne peut se faire correctement sans un minimum de préparation. En effet, devoir conduire une réunion implique de devoir prendre la parole, d’une part pour présenter les participants, d’autre part pour faire s’enchaîner les divers sujets à aborder dans les meilleures conditions possibles pour tous.

La présentation des participants et des objectifs

Dans un premier temps, après avoir accueilli, voire même installé, les différents participants de la réunion, le secrétaire, ou le président de séance, effectuera un tour de table afin de présenter les personnes présentes ainsi que l’objectif de la séance. Durant cette première prise de parole, sera désignée, si besoin, la personne en charge de réaliser le compte-rendu. Cette dernière aura alors pour mission d’effectuer, tout au long de la séance, une prise de notes efficace.

Il sera ensuite demandé à chaque personne de l’assistance de signer une feuille d’émargement. Elle sera très utile, ensuite, pour connaître les présents, les excusés et les absents.

La présentation des thèmes et la préparation d’un compte-rendu

Après avoir résumé l’ordre du jour ainsi que les temps dédiés au traitement de chaque sujet, les différents points seront traités. Bien entendu, les thèmes les plus importants devront être placés en tout début de réunion ce qui permettra d’obtenir une attention maximale des participants. Lors de la réunion, chaque sujet sera débattu séparément et fera l’objet d’une conclusion systématique. Elle reprendra les missions données à chacun ainsi que les délais impartis si nécessaire. Ainsi, chacun saura quel rôle tenir et quelles actions mener à bien. Avant de clore la réunion, il faudra aussi penser à fixer une date pour la prochaine séance.

A l’issue de la réunion, le compte-rendu sera rédigé de telle manière qu’il reprendra tous les éléments importants, à savoir : l’objectif de la réunion, les décisions prises, les personnes concernées, les actions à mener et les délais prévus.

Quelques conseils utiles

Afin de faire de cette séance un moment de travail à la fois efficace et détendu, il sera impératif de proposer à chacun de s’exprimer sur les sujets traités. Les participants devront avoir tous pu participer. En cas de conflit entre les personnes présentes, recentrer le sujet pourra permettre de revenir vers le débat. Prendre le temps de reformuler sera également très intéressant puisque cela peut permettre de s’assurer que tout le monde a bien saisi la même chose.