Si la nomination d’un secrétaire de comité d’entreprise nécessite de respecter certaines règles, qu’en est-il du secrétaire adjoint et quel rôle joue-t-il à ses côtés ? Bénéficie-t-il des même prérogatives que le secrétaire et peut-il le remplacer ? Ce sont les points qui seront abordés dans la suite de cet article afin de vous aider dans la gestion d’un comité d’entreprise.

Le mode d’élection du secrétaire adjoint

Dans la lignée de l’élection du secrétaire, un adjoint peut lui être attribué sur le même principe d’élection que le titulaire. C’est-à-dire qu’il est élu lors de l’assemblée générale constitutive ou lors de son renouvellement. Il peut aussi l’être par révocation ou par démission de son prédécesseur. Si, dans les textes, chacun peut être candidat et se voir élu lors de la réunion, il faut bien avouer que, dans la pratique, les jeux sont souvent faits d’avance et que les postes sont généralement prédéfinis avant la réunion, sauf revirement extraordinaire. Quoi qu’il en soit, le règlement intérieur peut fixer des modalités plus précises à cette élection.

Et, de même que pour le secrétaire, si un vote à main levée est suffisant, il est toujours souhaitable qu’un vote à bulletin secret soit effectué afin de laisser chacun s’exprimer en totale liberté et ne pas contester ce vote avec la cause d’une prétendue influence.

Le rôle de ce secrétaire adjoint

Si le rôle du secrétaire adjoint n’est que dépendant du secrétaire, qu’il assiste dans sa fonction, il peut aussi, dans certains cas, le remplacer totalement. C’est le cas, notamment, en cas d’absence du titulaire, il peut alors, par exemple, au cours d’une réunion, pallier à cette absence. Autant qu’adjoint, son titre pourrait alors, dans cette circonstance se définir aussi comme suppléant. Il peut, en effet, le suppléer jusqu’à son retour, également, en cas d’absence prolongée. Par contre, il n’est pas habilité à le remplacer durablement. En effet, en cas d’absence durable, le secrétaire est alors choisi, à chaque séance, parmi les autres présents titulaires. Pour que le secrétaire adjoint puisse le remplacer réellement,  un nouveau vote sera nécessaire et lui permettra de prendre ce poste, il pourra ainsi bénéficier de toute l’autorité effective du secrétaire.

Pierre angulaire du comité d’entreprise, le secrétaire occupe un poste tellement primordial que la Cour de Cassation l’a reconnu indispensable. Aussi est-il tout aussi essentiel de connaître les rouages de son élection et de la publication des résultats.

La candidature au poste de secrétaire

Quel que soit le type de CE, classique, d’établissement, central d’entreprise, d’une unité économique ou sociale, le poste de secrétaire est obligatoire. Et ce titre revient, tout aussi obligatoirement à l’un des élus, membre titulaire de ce comité d’entreprise. Il s’agit, là, de la seule restriction et obligation pour la candidature. Pour le reste, la candidature est libre et ouverte à tous, sans restriction par rapport à la fonction dans l’entreprise, par rapport au rang, à l’ancienneté ou au fait d’être ou non syndiqué. Il n’existe, non plus, aucune restriction en lien avec le nombre de réélection.

Quant à la candidature proprement dit, il n’existe aucune règle formelle, les candidats n’ont qu’à se déclarer au cours de la réunion élective. Même si, dans la pratique, les rôles sont souvent déterminés au préalable, dès la constitution des listes électives avec un candidat tête de liste programmé pour ce poste.

La nomination du secrétaire

Avant toute chose, il est nécessaire de se reporter au règlement intérieur pour savoir s’il contient des dispositions particulières concernant cette élection et, en cas de réponse positive, s’y référer. Dans le cas contraire, il est préférable que ces règles soient déterminées en début de séance pour annihiler toute source de conflit.

Le secrétaire est alors élu par l’ensemble des titulaire du CE ainsi que par son président, qui ne bénéficie d’aucune voix prépondérante. Par contre, ne participent pas au vote, les suppléants (à moins qu’ils ne remplacent un titulaire) et les représentants syndicaux. Il est élu à la majorité des voix exprimées. Si le vote à main levé est possible, toutefois, un vote à bulletin secret semble préférable afin de ne laisser place à aucun doute et laisser une totale liberté de vote à chacun. En cas d’égalité entre deux candidats, après concertation, il peut être fait appel à un second vote ou décider d’un choix en fonction de l’âge, par exemple. Son élection intervient lors de la première réunion du comité mais peut aussi se dérouler, à tout instant, en cas de démission ou de révocation du précédent. Enfin, le PV de réunion permettra de finaliser cette élection et d’informer les salariés.

Selon le code civile, la responsabilité civil est engagée pour chaque personne qui nuit à autrui ; une obligation de réparation est alors de rigueur. Dans le cas présent, le comité d’entreprise, considéré comme une personne morale engage sa responsabilité et, encore plus précisément, son secrétaire qui, en tant que porte-parole et interlocuteur privilégié, en est un des représentants le plus en vue.

Une responsabilité dans le cadre de sa mission

Selon le code civil et les articles 1382 et 1383, chacun est responsable des dommages qu’il cause à autrui et doit les réparer, que ces dommages soient créés volontairement ou involontairement, par négligence ou par imprudence.

Cette responsabilité est engagée, entre autres, vis à vis du personnel de l’entreprise, mais aussi vers le comité d’entreprise lui-même, en tant que personne juridique.

Cependant, le seul fait d’être secrétaire du comité d’entreprise n’expose pas à toutes les responsabilités et, notamment, pour des erreurs ou des malversations provenant des autres membres. Ces derniers sont aussi responsables de leurs propres actes.

La responsabilité civile du secrétaire de comité d’entreprise ne peut être reconnue que par une instance civile (comme la responsabilité pénale ne sera reconnue que par une instance pénale).

Pour cela, le secrétaire de comité d’entreprise reçoit une formation qui lui permet de connaître, plus précisément, le cadre de ses responsabilités civiles et pénales. Il bénéficie, en outre, par la loi, d’une protection contre le licenciement.

Les risques

Afin que soit reconnue la responsabilité civile, le lien de causalité entre la faute et le préjudice devra être obligatoirement reconnu. Il est donc nécessaire que le préjudice soit dû à l’erreur ou à l’omission du secrétaire très précisément.

Il peut alors être révoqué, par le comité, pour motif sérieux. Ces motifs peuvent relever de retards répétés dans les envois de convocations pour les réunions de comité, de retard dans les envois de procès-verbaux de réunion, de manquement au règlement du comité.

Il peut aussi être révoqué si, en tant que représentant des salariés, au nom d’un syndicat, dans ce comité d’entreprise, ce syndicat cesse de lui attribuer sa confiance et estime que sa loyauté n’a pas été exemplaire.

Enfin, une prescription contre toute action en responsabilité civile est fixée à 30 ans.

Toute entreprise ayant plus de 50 salariés doit se doter d’un comité d’entreprise constitué d’élus des salariés. La présidence du comité d’entreprise est assurée par le chef d’entreprise ou par son représentant (qui peut être le directeur général de la société ou le directeur des ressources humaines).

Le devoir d’information du président envers le comité

Le chef d’entreprise doit communiquer au comité d’entreprise une série de documents précisant la forme juridique de l’entreprise, sa structure et la position qu’elle occupe éventuellement dans un groupe de sociétés. Les documents doivent également préciser la situation et les perspectives économiques de l’entreprise, son positionnement sur le marché ainsi que la répartition de son capital. Ces documents doivent être remis au comité au plus tard un mois après son élection.

Le rôle du président dans l’organisation des réunions

Après l’élection du comité d’entreprise, le président établit l’ordre du jour de la première réunion du nouveau comité élu. Il fixe la date de cette réunion et se charge de convoquer les élus. Lors des réunions suivantes, il devra fixer l’ordre du jour en accord avec le secrétaire du comité. Si un accord ne peut pas être trouvé, il est possible de soumettre le problème au juge des référés ou d’organiser une réunion extraordinaire pour traiter la question litigieuse. Une fois que l’ordre du jour est fixé, il est transmis à tous les membres du comité de préférence en même temps que la convocation à la réunion au moins trois jours avant la date de celle-ci. Cependant le délai de remise de l’ordre du jour court à partir de la date à laquelle les élus ont reçu leur convocation. Le règlement intérieur, qui est adopté avec la participation du président du comité d’entreprise, peut prévoir un délai supérieur. L’ordre du jour ne peut plus être modifié une fois qu’il a été transmis aux élus, sauf en cas d’accord entre le président et le secrétaire et sous réserve de respecter un nouveau délai au moins égal à trois jours.
D’autre part, il se chargera de convoquer les élus du comité aux réunions ordinaires ou extraordinaires. Les séances ordinaires doivent avoir lieu au moins tous les mois dans toute entreprise ayant maximum 150 salariés. Dans les entreprises de plus de 150 salariés, ces réunions doivent avoir lieu au moins tous les deux mois, même pendant les vacances d’été. Le non-respect de cette règle pourrait constituer un délit d’entrave.

Le rôle du président lors des réunions

Ce rôle consiste à animer les débats en suivant l’ordre du jour prévu. Le président peut éventuellement se faire assister par un ou deux collaborateurs. Il doit veiller à ce que toutes les questions prévues dans l’ordre du jour soient traitées successivement. Toutefois, cet ordre du jour peut être modifié si la majorité des élus sont d’accord.
Bien entendu, le président peut participer aux débats et prendre part aux votes sauf lors des discussions relatives au fonctionnement interne du comité ou lorsqu’il doit prendre l’avis des élus.
Une fois que toutes les questions ont été traitées, le président procède à la clôture de la séance. Toute information destinée à l’inspection du travail doit être adressée à cette administration par le présent du comité.

La direction d’un comité d’entreprise est assurée par le président, par un trésorier et par un secrétaire, comme c’est le cas pour toute association régie par la loi de 1901. Le texte ci-après va vous faire connaître le mode de désignation du trésorier du comité d’entreprise, ainsi que le contenu de ses attributions et de ses pouvoirs.

La désignation du trésorier du comité d’entreprise

Le comité d’entreprise élu par les salariés a la faculté, mais pas l’obligation d’élire un trésorier parmi ses membres. Les modalités de cette élection doivent être prévues dans les statuts ou dans le règlement intérieur du comité d’entreprise. En outre, il faut prévoir les dispositions à prendre dans le cas où deux ou plusieurs candidats auraient chacun le même nombre de voix ainsi que la majorité à réunir si un seul candidat se présente. Pour définir les modalités de départage en cas d’égalité du nombre de voix obtenues, il est conseillé de prendre en compte les compétences respectives de chaque candidat ainsi que son ancienneté dans l’entreprise.
Une fois élu, le trésorier du comité d’entreprise exerce ses fonctions durant toute la durée de son mandat d’élu du personnel. Si les autres élus du comité pensent qu’il n’exerce pas ses fonctions d’une manière satisfaisante, ils peuvent le révoquer. Il est cependant souhaitable de prévoir dès le début les modalités de son éventuelle révocation et de son remplacement. D’autre part, il a la faculté de démissionner de ses fonctions s’il trouve que celles-ci lui prennent trop de temps. Par ailleurs, il est conseillé d’élire un trésorier adjoint qui assistera le trésorier et le remplacera en cas d’absence.

Les attributions du trésorier du comité d’entreprise

Le trésorier doit en premier lieu tenir la comptabilité du comité. Cette comptabilité est bien entendu indépendante de celle de l’entreprise et elle doit se conformer à des dispositions spécifiques. Ces obligations sont prévues par l’article R-2323-37 du Code du travail qui indique les conditions dans lesquelles le comité doit rendre compte de son administration aux salariés. La comptabilité doit recenser le montant des ressources que le comité a eu à sa disposition ainsi que le montant des dépenses qu’il a prises en charge pour son fonctionnement et pour ses activités culturelles ou sociales. Un budget propre est affecté à chacune de ses activités.
D’autre part, il dispose souvent d’une délégation pour engager des dépenses et pour signer des chèques pour le compte du comité. Il doit bien entendu respecter les budgets qui ont été prévus au départ et qu’il a lui-même contribué à élaborer. Cette élaboration suppose que le personnel ait été consulté, que les postes budgétaires récurrents (notamment les emprunts et les amortissements) soient pris en compte et qu’un effort d’optimisation soit consenti. À la fin de chaque exercice comptable, une synthèse des dépenses et des recettes et un bilan doivent être établis.
En outre, lorsqu’il constate que la trésorerie du comité d’entreprise est excédentaire, il peut placer cet excédent dans la limite des pouvoirs qui lui ont été attribués. Il doit cependant éviter tout placement à risque sauf autorisation expresse des élus.

Le plus souvent, un comité d’entreprise est dirigé par un président, un secrétaire et un trésorier. Cependant, si l’entreprise est importante, il peut être nécessaire de désigner un secrétaire adjoint.

La désignation et la durée du mandat du secrétaire adjoint du comité

Comme pour le trésorier et pour le secrétaire, cette désignation se fait par un vote auquel tous les élus du comité ainsi que le chef d’entreprise lui-même peuvent participer. En cas de pluralité de candidats, c’est celui qui recueille le plus grand nombre de voix qui est déclaré élu secrétaire adjoint. Mais il est toujours souhaitable que le règlement intérieur du comité d’entreprise prévoie des dispositions applicables au cas où deux candidats obtiendraient le même nombre de voix. En effet, aucune disposition légale n’est applicable dans ce type de situation. Dans ce cas, l’on peut par exemple envisager un deuxième tour de scrutin. Il est également possible de prévoir de désigner le candidat qui a le plus d’ancienneté dans l’entreprise.
D’autre part, la durée du mandat du secrétaire adjoint du comité d’entreprise est égale à celle de son mandat d’élu. Toutefois, il peut démissionner de sa fonction de secrétaire adjoint s’il pense qu’il n’a pas le temps de l’exercer correctement. D’autre part, il peut être révoqué par les élus du comité si ceux-ci ne sont pas satisfaits de sa prestation. Il est toutefois raisonnable de prévoir les modalités de cette révocation dans le règlement intérieur du comité.

Le rôle du secrétaire adjoint du comité d’entreprise

Le secrétaire adjoint du comité d’entreprise a pour mission d’assister le secrétaire dudit comité dans l’exercice de ses tâches. Ces missions consistent notamment à jouer le rôle du porte-parole du comité d’entreprise et à préparer les séances en rédigeant l’ordre du jour avec l’employeur. À cette occasion, il représente la majorité des élus du personnel. Dans le cas où l’employeur serait réticent à inscrire un sujet de discussion à l’ordre du jour, d’une réunion le secrétaire adjoint peut, sur délégation du secrétaire, inciter l’employeur à accepter l’inscription de la question litigieuse.
D’autre part, le secrétaire adjoint peut être chargé sur délégation du secrétaire de la rédaction du procès-verbal de la réunion du comité d’entreprise. Il pourra ensuite être chargé de la distribution de ce procès-verbal aux salariés de l’entreprise.
En outre, le secrétaire adjoint assiste le secrétaire dans le traitement des affaires courantes et il peut le remplacer en cas d’absence. Le secrétaire peut notamment lui confier des responsabilités dans la gestion des œuvres sociales et culturelles du comité d’entreprise. Ainsi, il peut être chargé d’organiser des voyages pour le personnel ou de négocier des conditions préférentielles pour des réservations de vacances. Il peut aussi s’occuper de la gestion du restaurant d’entreprise ou de la bibliothèque du comité. Il peut également assister la gestion du service de médecine du travail de l’entreprise si celle-ci en possède un. Dans tous les cas, il ne peut agir que dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués.
Enfin, comme tout membre d’un comité d’entreprise, le secrétaire adjoint dispose en principe d’un crédit mensuel de 20 heures pour exercer ses attributions.

Le comité d’entreprise qui est obligatoirement créé dans toute société de plus de 50 salariés doit se réunir au moins tous les mois si la société emploie au maximum 150 personnes et au moins tous les deux mois si l’effectif de la société dépasse le seuil de 150 salariés. Préalablement à chaque réunion, il faut établir un ordre du jour selon les modalités indiquées ci-dessous.

La préparation de l’ordre du jour de la première séance d’un comité venant d’être élu

Le secrétaire du comité d’entreprise n’étant pas encore désigné, c’est au chef d’entreprise qui présidera chaque réunion du comité qu’il appartient de fixer de l’ordre du jour de la première réunion.
Cette première séance qui doit avoir lieu de préférence dans le mois qui suit l’élection des délégués du personnel doit être consacrée au compte-rendu de gestion de l’ancien comité d’entreprise et à la désignation des membres du bureau du nouveau comité. D’autre part, c’est lors de cette première réunion que le règlement intérieur du comité doit être élaboré ou modifié. Enfin, si le chef d’entreprise n’a pas encore transmis au comité les informations relatives à la situation et aux perspectives de la société, il doit le faire lors de cette réunion ou au plus tard dans le mois qui suit l’élection.

La préparation de l’ordre du jour de chacune des réunions suivantes

Une fois que le secrétaire du comité d’entreprise a été désigné, il élabore l’ordre du jour avec le chef d’entreprise. Cette préparation lui permet d’exiger que toutes les questions qui lui semblent importantes soient inscrites à bord du jour, même si le chef d’entreprise se montre réticent pour certaines questions.
La loi exige que toutes les questions pour lesquelles l’information et la consultation du comité d’entreprise sont obligatoires soient inscrites à l’ordre du jour. Il est ainsi notamment en cas de projet de licenciements économiques ou de révocation d’un membre du comité. Une fois que l’ordre du jour a été préparé, il doit être adressé aux élus dans le délai prévu par le règlement intérieur du comité. Ce délai est au moins égal à trois jours avant la date de la réunion.

Comment préparer un ordre du jour de manière efficace

Pour faciliter le travail qui devra être effectué lors de la réunion du comité d’entreprise, le chef d’entreprise et le secrétaire du comité ont intérêt à associer les principaux élus du comité à la préparation de l’ordre du jour.
Il faut notamment veiller à ce que l’ordre du jour indique précisément les priorités à traiter et à que les participants ne perdent pas leur temps. Par conséquent, il est utile de consigner dans l’ordre du jour les solutions qui seront envisagées pour chaque question inscrite.
Enfin, le chef d’entreprise a tout intérêt à faire en sorte que l’information donnée au comité d’entreprise soit aussi transparente que possible. Il doit cependant veiller à ce que les élus ne fassent aucun usage irrégulier des informations à caractère confidentiel (notamment en ce qui concerne les secrets de fabrique ou les informations privilégiées dans toute société cotée en Bourse).

Tout comité d’entreprise doit élire au moins un secrétaire qui sera chargé de diriger son fonctionnement. En effet, le secrétaire du comité d’entreprise exerce une fonction indispensable, car il est le seul à pouvoir définir avec l’employeur l’ordre du jour d’une réunion du comité d’entreprise. D’autre part, il est la seule personne à être habilitée à exercer la responsabilité de la rédaction des procès-verbaux des réunions dudit comité.

Les attributions exercées par le secrétaire pour la gestion des affaires courantes

En premier lieu, le secrétaire du comité d’entreprise doit veiller à la bonne gestion des activités sociales du comité d’entreprise. Ainsi, si ce comité s’est engagé à chercher à obtenir des conditions préférentielles pour les séjours de vacances et les voyages des salariés, le secrétaire doit négocier avec les agences de voyages ou avec les hôteliers pour obtenir ces conditions. D’autre part, si le comité organise des voyages culturels, c’est le secrétaire qui est responsable de la réservation des places de train ou d’avion et des chambres d’hôtel. Il est également souhaitable qu’il fasse en sorte que les participants puissent obtenir facilement les tickets d’entrée aux musées ou aux salles de spectacles.
Il peut également être chargé de la gestion du restaurant d’entreprise. Dans ce cas, l’employeur peut fournir une aide financière pour la création ou la modernisation de ce restaurant. Compte tenu de la lourdeur de cette gestion, le secrétaire du comité peut la confier à une société spécialisée dans la restauration collective. Mais il devra vérifier si cette société respecte scrupuleusement les règles d’hygiène applicables dans la restauration. En effet, sa responsabilité risque d’être engagée s’il n’intervient pas alors qu’un élément suspect aurait dû attirer son attention.

La contribution que le secrétaire du comité d’entreprise peut apporter au bien-être des salariés

Il peut assurer le secrétariat du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail où siègent également le médecin du travail et un représentant de la direction des ressources humaines. Cette instance a pour rôle de réfléchir aux mesures à prendre pour améliorer les conditions de travail et la sécurité des salariés. Elle peut notamment intervenir pour l’amélioration du confort et de l’insonorisation des locaux professionnels et pour la prévention des pathologies liées au travail.
En outre, il peut négocier avec les clubs de sport ou de gymnastique proches des locaux de l’entreprise pour que les salariés puissent profiter des prestations de ces clubs dans des conditions avantageuses. Si l’entreprise a créé une association sportive en son sein, il peut s’occuper de sa gestion.

Les autres attributions du secrétaire du comité d’entreprise

Le secrétaire est également chargé de diriger les autres actions du comité d’entreprise et de s’occuper de sa correspondance. Il doit aussi assurer l’exécution des décisions prises lors des délibérations et assurer les relations entre le comité et les salariés. À ce titre, il lui appartient notamment de veiller à la diffusion des procès-verbaux des délibérations du comité entreprise. Enfin, il peut aussi exercer la fonction de trésorier du comité s’il n’a pas été jugé nécessaire d’en désigner un.

  Après chaque réunion du comité d’entreprise d’une société, un procès-verbal sur lequel les débats sont consignés doit être rédigé par le secrétaire du comité ou éventuellement par son adjoint.

L’importance d’une bonne rédaction du procès-verbal de la réunion du comité d’entreprise

Le procès-verbal d’une réunion du comité d’entreprise est un document capital, car il permet notamment une bonne diffusion de l’information au sein de la société. En effet, il permet à chaque salarié de connaître l’évolution de la situation de l’entreprise, ce qui constitue un élément important pour sa motivation.
Afin de faciliter la rédaction de ce document, il est possible de faire un enregistrement audiovisuel des débats si cet enregistrement est autorisé par la majorité des élus. Dans ce cas, il est utile de bien préciser que l’enregistrement sera utilisé uniquement dans le but d’une bonne rédaction du procès-verbal et qu’il sera détruit immédiatement une fois le procès-verbal approuvé. Il a cependant l’avantage d’éviter tout risque de contestation ultérieure sur le contenu des délibérations du comité.

Le rôle du secrétaire du comité d’entreprise dans la rédaction du document

Le secrétaire a la responsabilité de la rédaction du procès-verbal qu’il devra signer. Il doit faire en sorte que les propos échangés entre les membres du comité d’entreprise et la direction de la société soient consignés avec la plus grande fidélité. Il est possible cependant de faire un résumé de la réunion destiné aux salariés et sur lequel les éléments confidentiels ne seront pas consignés. Mais dans ce cas, il faudra rédiger également un compte rendu intégral qui sera gardé dans les archives du comité d’entreprise.
Le secrétaire du comité est la seule personne à être habilitée à rédiger le procès-verbal. En effet, ce document ne peut être établi ni par les membres du comité, ni par le chef d’entreprise. Cependant, compte tenu de la difficulté de la tâche, le secrétaire peut se faire assister par un rédacteur extérieur à la société si la majorité des élus sont d’accord. Il doit cependant faire en sorte que les débats soient retranscrits d’une manière aussi précise que possible, car sa responsabilité pénale pourrait être engagée si le procès-verbal contenait des mentions partiales ou inexactes. Bien entendu, le procès-verbal ne doit contenir aucune information diffamatoire ou qui pourrait porter préjudice à qui que ce soit.

L’approbation du contenu du procès-verbal de la réunion du comité d’entreprise

Avant d’être distribué au personnel, le procès-verbal doit être approuvé par la direction et par les élus. Cette approbation a lieu en principe au début de la réunion suivante. Les élus du comité ont le droit de demander des modifications relatives à leurs déclarations respectives avant d’approuver le document. Ces demandes de modifications doivent être prises en compte par le secrétaire, mais les modifications ne pourront être faites qu’après un vote majoritaire des élus. En ce qui concerne le président, il ne peut pas modifier unilatéralement le projet de compte rendu et toutes ses demandes de modification seront également soumises au vote des élus. Cependant, il pourra exercer un droit de réponse lors de la réunion suivante.

Lors de la première réunion d’un comité d’entreprise nouvellement élu par les salariés, il est nécessaire de désigner un secrétaire pour ce comité et éventuellement un secrétaire adjoint.

Les modalités de l’élection

Le secrétaire doit être désigné par un vote des élus à la majorité des voix. En cas d’égalité du nombre de voix obtenues par deux ou plusieurs candidats à la fonction, la jurisprudence estime qu’il y a lieu de désigner le candidat le plus âgé. Cependant, il est préférable d’insérer dans le règlement intérieur du comité des dispositions à appliquer si une telle situation se produit. Il est alors possible de prévoir soit l’organisation d’un second vote, soit la désignation du candidat qui a le plus d’expérience, soit l’exercice des fonctions de secrétaire du comité d’entreprise par alternance entre les candidats. Dans le cas où aucune disposition du règlement intérieur ne prévoit ce qui doit être fait en cas de partage des voix, l’employeur ne peut pas s’opposer à la désignation du candidat le plus âgé sans commettre un délit d’entrave.
En outre, l’employeur étant considéré comme membre à part entière du comité d’entreprise, il prend part à l’élection du secrétaire du comité sans avoir de voix prépondérante.
D’autre part, si le secrétaire du comité d’entreprise est absent et si l’on n’a pas désigné un secrétaire adjoint, son suppléant peut le remplacer sans pour autant devenir secrétaire de plein droit. Une solution consiste pour les membres du comité d’entreprise à désigner parmi les suppléants une personne qui exercera temporairement les fonctions de secrétaire jusqu’au retour du secrétaire en titre. Cette désignation doit se faire selon la procédure de vote habituelle.

Mesures à prendre pour assurer la transparence et l’intégrité du vote

Si les élus sont d’accord, il est conseillé de faire intervenir un huissier de justice qui garantira l’intégrité de l’élection du secrétaire du comité d’entreprise. L’huissier pourra être convié à la réunion au cours de laquelle l’élection aura lieu et il pourra certifier la régularité des opérations de vote.
En outre, si le vote a lieu par Internet, par bulletins ou même à main levée, il est possible de faire appel à une entreprise spécialisée dans l’organisation des votes qui pourra également assurer le bon déroulement des opérations.
Ces mesures auront l’avantage d’éviter tout risque de contestation du résultat de l’élection. C’est pour cette raison qu’il est également souhaitable de les adopter pour les élections des membres du comité d’entreprise ou pour celle des délégués du personnel si l’entreprise a moins de 50 salariés.

Les autres mesures à prendre pour éviter un contentieux de l’élection du secrétaire du comité d’entreprise

Le contentieux d’une telle élection relève de la compétence du juge judiciaire. Il est indispensable d’élaborer le règlement intérieur du comité de manière à prévoir tout litige qui pourrait survenir lors de l’élection du secrétaire du comité, car le Code du travail ne comporte pas de disposition permettant de traiter ce type de contentieux. En conséquence, un litige non prévu risque de provoquer des situations particulièrement compliquées.