Si le comité d’entreprise représente les salariés de la société, il peut lui arriver, lui aussi, de se muer dans le rôle d’un employeur et de décider d’embaucher des salariés pour couvrir des tâches qu’il ne pourrait faire avec les seuls élus. Ceux-ci, malgré leurs heures de délégation, n’ont pas toujours la possibilité de tout effectuer et peuvent avoir besoin de se faire seconder.

Quels comités d’entreprises peuvent embaucher du personnel ?

Quelle que soit la taille du comité d’entreprise, il dispose de la personnalité civile et peut donc faire appel à des salariés. Les conditions ne sont pas en rapport avec cette taille de l’entreprise et de son comité mais, plutôt, en rapport avec la lourdeur du travail à effectuer, pour les bénévoles, et fonction de l’importance du budget de fonctionnement du CE puisque c’est lui qui devra régler les salaires à partir de ce budget. A moins que l’employeur ne lui fournisse des moyens en personnel mais qui, de toute façon, viendront en déduction de cette subvention de fonctionnement.

Quelles tâches pour des salariés du comité d’entreprises ?

Le comité doit donc définir ses besoins et décider, en réunion plénière, l’embauche d’un salarié. Ce sont les tâches administratives qui sont confiées à ce salarié, parmi lesquelles, la tenue des livres comptables, la gestion du courrier que ce soit en réception ou en expédition, la prise de notes lors des réunions et la préparation des procès-verbaux. Il vient donc en appui essentiel du secrétaire du comité.

Les conditions d’embauche

Le CE pourra offrir un CDI ou un CDD, un temps plein ou un temps partiel et prévoir une période d’essai, comme n’importe quel employeur, en respectant la législation. Il est conseillé, sur le contrat d’embauche, de bien noter la durée de ce contrat, celle du préavis en cas de licenciement, les horaires de travail, le lieu de travail, la rémunération et prévoir une clause de confidentialité puisque ce salarié sera, souvent, en possession d’informations sensibles qui ne doivent pas forcément être divulguées. Le (ou les) salarié(s),dépendant du CE et non de l’entreprise, ne bénéficie pas des avantages sociaux du personnel de l’entreprise. Enfin, certaines dispositions sont à prendre mais ce sera l’occasion d’un autre article.

Pour marquer un désaccord avec l’employeur, le comité d’entreprise, tout ou partie, peut être tenté de boycotter une réunion. Qu’en est-il réellement ? Quels sont les risques ? Quels sont les conseils que l’on peut apporter ? Après avoir lu cet article, si cette idée vous vient, vous saurez à quoi vous en tenir.

Prévenir avant de boycotter

Boycotter une réunion sans motiver cette absence, sans prévenir le président n’a pas forcément de sens. Tout d’abord parce que vous n’aurez aucune chance de, au préalable, le faire changer d’avis et que, par la suite, vous risquez surtout d’entrer dans un conflit bien plus dur. En fait, vous ne laissez que peu de place à la négociation, or, sans négociation, il est rare qu’un pas soit fait. De plus, vous aurez aussi tout intérêt de communiquer votre position auprès des salariés, au risque de ne pas jouer votre rôle de représentant. Enfin, il peut être bon d’adresser un courrier à l’Inspecteur du travail.

Ne pas se présenter ou quitter la réunion ?

Bien sûr, votre mécontentement peut faire suite à des réunions précédentes qui se passent mal et vous pouvez, aussi, avoir choisi, délibérément, de ne pas vous présenter pour montrer votre désaccord, non plus par rapport à un point précis mais face à une tension plus générale. De même, il peut arriver que le comité, sur un point précis, dans une réunion, veuille montrer son refus, comme la délégation que l’employeur peut avoir confiée à une personne qui ne semble pas compétente.

Quelques conseils

• Il est préférable, dans tous les cas, de s’entourer d’un maximum de précaution, comme se concerter pour entreprendre un boycott commun et non individuel.

• De plus, le président peut, sans présence des élus, mettre fin à une concertation en cours et considérer qu’absence vaut avis négatif, et il ne vous restera, alors, qu’un recours par procédure en référé. C’est parfois laisser libre cours au président et, notamment, en fonction des délais de consultation fixés par la loi.

• Enfin, si cette absence, faite avec précaution, peut se révéler un moyen de pression, elle ne le sera que si elle reste exceptionnelle.

La tenue d’un registre des délégués du personnel est régie par la loi. Mais est-ce toujours obligatoire ? Quelles sont les obligations exactes et comment le consulter ? Avec ces quelques réponses, vous connaîtrez alors vos droits et devoirs en la matière.

Pour qui est-ce obligatoire ?

La tenue de ce registre est, en fait, liée avec l’obligation d’élection de délégués du personnel dans les entreprises de plus de 10 salariés. Au-delà de leur droit d’affichage, de mise à disposition d’un local et de la tenue de réunions, ces délégués ont, également, le droit à un registre. Le défaut de tenue d’un tel document est considéré comme un délit d’entrave au fonctionnement régulier des instances représentatives du personnel selon le Code du travail, art. L.2316-1.

A quoi sert ce registre et que doit-il contenir ?

Si la tenue du registre est obligatoire, les contours qu’il doit présenter sont particulièrement flous et les règles assez souples. Il contient, en effet, les réclamations des délégués du personnel et les réponses apportées par l’employeur selon l’article L. 2315.12 du Code du travail. Toutes les notes écrites doivent être remises à l’employeur deux jours ouvrables avant un rendez-vous avec lui. Quant au chef d’entreprise, il dispose d’un délai de 6 jours  pour apporter la réponse attendue. Sur la forme, par contre, aucun article n’en précise les possibilités et obligations et aucun format ou type de document officiel n’est imposé. Seule la forme papier est spécifiée, pour une consultation facile par tous. Pas question, non plus, de proposer des feuilles volantes ; un cahier, avec pages numérotées est conseillé afin de lever toute ambiguïté sur la disparition éventuelle de certains feuillets.

Comment le consulter ?

Il est tenu à la disposition des salariés et est consultable, un jour par quinzaine, en dehors du temps de travail. Il est aussi, bien sûr, mis à la disposition constante des délégués du personnel. Enfin, il sera tout aussi bien à la disposition de l’inspecteur du travail. Si aucun délai de conservation n’est réellement défini, il est généralement conseillé de l’archiver durant 5 ans.

La conduite d’une réunion ne peut se faire correctement sans un minimum de préparation. En effet, devoir conduire une réunion implique de devoir prendre la parole, d’une part pour présenter les participants, d’autre part pour faire s’enchaîner les divers sujets à aborder dans les meilleures conditions possibles pour tous.

La présentation des participants et des objectifs

Dans un premier temps, après avoir accueilli, voire même installé, les différents participants de la réunion, le secrétaire, ou le président de séance, effectuera un tour de table afin de présenter les personnes présentes ainsi que l’objectif de la séance. Durant cette première prise de parole, sera désignée, si besoin, la personne en charge de réaliser le compte-rendu. Cette dernière aura alors pour mission d’effectuer, tout au long de la séance, une prise de notes efficace.

Il sera ensuite demandé à chaque personne de l’assistance de signer une feuille d’émargement. Elle sera très utile, ensuite, pour connaître les présents, les excusés et les absents.

La présentation des thèmes et la préparation d’un compte-rendu

Après avoir résumé l’ordre du jour ainsi que les temps dédiés au traitement de chaque sujet, les différents points seront traités. Bien entendu, les thèmes les plus importants devront être placés en tout début de réunion ce qui permettra d’obtenir une attention maximale des participants. Lors de la réunion, chaque sujet sera débattu séparément et fera l’objet d’une conclusion systématique. Elle reprendra les missions données à chacun ainsi que les délais impartis si nécessaire. Ainsi, chacun saura quel rôle tenir et quelles actions mener à bien. Avant de clore la réunion, il faudra aussi penser à fixer une date pour la prochaine séance.

A l’issue de la réunion, le compte-rendu sera rédigé de telle manière qu’il reprendra tous les éléments importants, à savoir : l’objectif de la réunion, les décisions prises, les personnes concernées, les actions à mener et les délais prévus.

Quelques conseils utiles

Afin de faire de cette séance un moment de travail à la fois efficace et détendu, il sera impératif de proposer à chacun de s’exprimer sur les sujets traités. Les participants devront avoir tous pu participer. En cas de conflit entre les personnes présentes, recentrer le sujet pourra permettre de revenir vers le débat. Prendre le temps de reformuler sera également très intéressant puisque cela peut permettre de s’assurer que tout le monde a bien saisi la même chose.

Vous avez déjà constaté que le secrétaire était le poste-clé du comité d’entreprise. Mais de quels moyens dispose ce maillon important de la chaîne ? Est-il privilégié par rapport à ses collègues et sous quelles conditions peut-il augmenter ces ressources ?

Les mêmes moyens que chaque élu

La première réponse, et la plus rapide, qui peut être faite, c’est d’annoncer, dans un premier temps, que tout élu du comité d’entreprise dispose des mêmes moyens, qu’il soit secrétaire, trésorier, ou simple membre. En effet, si le poste de secrétaire est reconnu comme celui demandant le plus de travail et, donc, de temps, rien ne lui est attribué en supplément.

Les moyens en temps

Le secrétaire dispose donc, comme tout autre membre, d’un crédit de 20 heures pour exercer son rôle. Si, pour un simple membre, ce quota s’avère suffisant, ce n’est pas toujours le cas pour un secrétaire. La solution, pour lui, est alors d’essayer de répartir le travail ou de négocier, avec l’employeur, un règlement intérieur différent qui lui alloue un crédit d’heures supplémentaire.

Les moyens matériels

Le comité et, donc, le secrétaire, auront, à leur service, un local et du matériel. Si ce matériel se composait essentiellement d’un téléphone et d’une ligne téléphonique, avec les évolutions technologiques, il parait quasi indispensable de se voir doté d’un ordinateur avec connexion internet, d’une imprimante et d’un photocopieur, voire d’un téléphone portable dans certains cas.

Les moyens humains

Le secrétaire peut encore avoir recours à des appuis extérieurs comme un comptable, mais aussi, lorsqu’il est à la tête d’un comité au sein d’une grande entreprise, entre autres, il lui est possible d’avoir recours à l’emploi d’un salarié sur qui il pourra décharger une partie de ses fonctions, administratives par exemple.

Le secret de correspondance du secrétaire de comité d’entreprise

Qu’il dispose d’un téléphone, d’un ordinateur, qu’il reçoive du courrier, tous les échanges du secrétaire sont secrets et l’employeur n’a aucun droit à ouvrir son courrier ou ses mails. La ligne téléphonique devra donc être personnelle et non liée à celle de l’entreprise, de même que l’adresse courriel sera tout autant personnelle.

Le président du comité d’entreprise joue un rôle à part puisque ce poste est détenu par l’employeur et qu’il est l’un des piliers des réunions. Quel est son rôle exact ? C’est le sujet de cet article qui permet de mieux juger du fonctionnement du comité d’entreprise et d’en examiner les différents rouages.

Un poste particulier

En effet, le poste de président est un peu particulier puisque le chef d’entreprise assure ce poste, et qu’il l’occupe d’office, sans nécessiter d’élection. En outre, aucune réunion ne peut se dérouler sans sa présence. Cependant, il peut se faire représenter par une autre personne, salarié de l’entreprise, et qui l’accepte, à condition de lui confier les pouvoirs décisionnels. Ce salarié ne pourra se contenter d’être un simple rapporteur, il devra, également, donner les informations nécessaires et savoir répondre aux différentes questions.

Des attributions de convocation et d’animation

Le président du comité d’entreprise a, en charge, l’élaboration de l’ordre du jour, mais dans un rôle conjoint avec le secrétaire. Il est responsable de la convocation des membres pour les différentes réunions, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, et en fixe donc les dates.

De plus, il joue un rôle d’animateur lors de ces réunions et donne la parole. Il a, en outre, la possibilité de suspendre la réunion, que ce soit en cas d’incidents au cours de la réunion, ou parce que l’ordre du jour n’a pas été épuisé et que le planning ne permet pas de la poursuivre.

S’il anime les débats, il peut aussi arriver qu’il ne soit qu’un simple participant, par exemple, lorsqu’il s’agit des activités sociales et culturelles ou du fonctionnement même du comité.

Un rôle d’information et de mise à disposition

Le président est, également, tenu d’informer le comité sur la situation financière de l’entreprise ou sur des grands projets, notamment ceux qui peuvent avoir une incidence sur l’emploi, comme l’achat de nouvelles machines ou toute décision importante sur les salariés, leur embauche ou leur licenciement. Enfin, il met à la disposition du comité tout ce qui est nécessaire à son bon fonctionnement, tels que local meublé et chauffé, matériel (téléphone, photocopieur, ordinateur, etc.)…

Le secrétaire est donc l’homme fort de ce comité d’entreprise. Il en est aussi, bien souvent, l’homme à tout faire, orientant les directions prises, se chargeant de l’administratif, mais aussi, dans de nombreux cas, de la gestion même de ce comité. Toutefois, il est aussi, parfois, secondé, dans ce dernier rôle, par un trésorier qui devient, alors, son bras droit et son complément idéal, le déchargeant d’une lourde tâche.

L’élection d’un trésorier

Le poste de trésorier, contrairement à celui de secrétaire, ne revêt aucun caractère d’obligation au sein d’un comité d’entreprise. Toutefois, il peut s’avérer primordial, notamment lorsque le comité atteint une telle dimension que son budget prend une grande importance et que sa gestion devient de plus en plus prenante. Il permet, alors, de détacher, en partie, le secrétaire, de ce rôle et de lui permettre de se consacrer entièrement à celui de responsable du comité. Le trésorier est élu à la majorité des voix exprimées, parmi celles des membres titulaires et de l’employeur.

Le rôle du trésorier

Une fois élu par cette majorité, le trésorier entre en fonction et prend donc en charge différentes parties financières et économiques de ce comité. C’est lui qui gère, dès lors, les différents comptes bancaires. Il est, aussi, en charge des relations avec les fournisseurs, que ce soit au niveau des commandes ou de leurs règlements. Il est encore responsable de la tenue des livres comptables de ce comité et établit, chaque année, les budget du CE et le compte rendu annuel des comptes de gestion, en dissociant la comptabilité des activités sociales et culturelles de celle du fonctionnement. Enfin, dans le cas où le CE disposerait de salariés, c’est à lui qu’incombent les différentes formalités qui en découlent, telles que les diverses déclarations et les cotisations.

Les responsabilités du trésorier

Pour ce faire, il dispose, au même titre que les autres élus titulaires du comité d’entreprise, d’un crédit de 20 heures mensuelles. Il n’est pas, personnellement, responsable des pertes financières qui pourraient subvenir, mais peut être condamné en cas de faute pour détournement de fond. Il est, enfin, révocable à la majorité des membres titulaires présents.

Si le secrétaire est un poste primordial du comité d’entreprise, c’est parce qu’il a un rôle essentiel à jouer comme a pu le décrire le précédent article. Non seulement secrétaire mais lien et gestionnaire des affaires courantes. Il est, pour cela, protégé par certaines droits afin de lui faciliter son rôle. Toutefois, il a, lui-même, certaines règles à respecter, comme l’explique ce qui suit. Enfin, il dispose de moyens de fonctionnement qui lui sont alloués en termes horaires.

Quelques exemples concrets

S’il gère les affaires courantes, le secrétaire peut, cependant, voir cette tâche se répartir entre plusieurs postes, selon la composition du bureau et les attributions de chacun, notamment, si un trésorier est désigné, qui pourra le décharger de certaines fonctions de gestion. Ou s’il se fait aider, aussi, par des personnes extérieures, dans son rôle de rédacteur.

S’il est, en outre et le plus généralement, considéré comme mandataire en justice, il doit cependant en avoir été habilité par le comité. Il l’était, auparavant de droit, mais la règle a été modifiée.

Les limites de ses fonctions

Il ne peut engager le comité sans y avoir été expressément autorisé par ce comité lui-même et posséder un mandat qui l’y autorise.

Le secrétaire ne peut, évidemment, pas appliquer des dispositions qui, préalablement, n’auraient pas été votées par le comité à la majorité de ses membres. Serait alors considéré un délit d’entrave au fonctionnement régulier (cass. crim. du 4 novembre 1988, n° 87-91705, B. crim. n° 374).

Ce poste important du comité d’entreprise l’est à plusieurs titres. De par son rôle tout d’abord, mais de par sa position également. Rouage essentiel du CE, ses attributions vont bien au-delà de ce que laisse entendre sa dénomination et, de la gestion pure et simple, parfois, à l’intendance en général, il œuvre bien souvent au quotidien.

Un lien essentiel du comité d’entreprise

En effet, l’une des causes essentielles de la valeur et de l’influence de ce rôle, réside dans le lien privilégié avec le chef d’entreprise. Si ce dernier est, de plein droit, le président du comité, le secrétaire est le premier élu et le premier représentant des salariés. A ce titre, il est donc l’interlocuteur essentiel de l’employeur.

S’il est aussi un lien primordial avec les salariés, il faut ajouter sa liaison avec l’inspecteur du travail, avec les experts que nomment le comité, ou avec les fournisseurs, éventuellement.

S’il est en liaison avec tous, il est aussi le lien entre ces différents partenaires et transmet, à chacun, les informations qu’il a reçues.

Un rôle de secrétariat

Bien sûr, comme son nom l’indique, il joue effectivement ce rôle de secrétaire. Par exemple, il établit l’ordre du jour,  toujours en liaison avec l’employeur, il est responsable de la rédaction des comptes rendus des diverses réunions et de leur diffusion.

Un gestionnaire des affaires courantes

Mais le secrétaire de CE gère également, au quotidien, le comité. Ainsi, il assure cette gestion, chaque jour qu’elle le nécessite, en se chargeant, par exemple, des délibérations prises en réunions, en rappelant les obligations de chacun, en s’occupant des archives du comité et tout autre rôle qui a pu lui être confié avec ou sans délégation, selon son rôle prédéfini.

Enfin, en l’absence de trésorier, il est en charge du règlement des factures et de la tenue des comptes.

Il sera aussi, dans la plupart des cas, le responsable de la transmission, en cas de renouvellement du comité ou, tout simplement, de nouvelle élection, et chaque membre lui remettra les documents nécessaires à la bonne transmission vers les nouveaux élus. Les rapports de gestion, par exemple, passeront donc par ses mains.

Si le secrétaire de comité d’entreprise est, comme déjà vu dans un article précédent, un maillon tout à fait essentiel de la chaîne, il n’est, cependant, pas à l’abri d’une révocation ou d’une démission. Quels sont les cas dans lesquels il faut pourvoir à son remplacement, c’est le sujet du jour, afin de ne pas risquer de geler le fonctionnement de toute l’instance ?

La démission du secrétaire de comité d’entreprise

La démission peut être présentée en séance, ou auprès du président du comité, en main propre ou par recommandé pour pouvoir en attester. En fait, aucune formalité n’est clairement établie.

Si le secrétaire démissionne de lui-même, il peut, ou non, conserver son poste d’élu au sein du comité d’entreprise. S’il décide de le conserver, lors de la réunion suivante de CE, ce remplacement doit être mis à l’ordre du jour afin que les personnes intéressées puissent se porter candidates. Cet ordre du jour sera fixé par le secrétaire, s’il reste en place jusqu’à cette réunion, sinon, il le sera par le secrétaire adjoint ou par le chef d’entreprise. A moins que les membres du bureau, en l’absence de secrétaire adjoint, prennent cette élection en charge, eux-mêmes.

Si le secrétaire a seulement démissionné du mandat d’élu au comité d’entreprise, il perd, bien évidemment, son rôle de secrétaire. Il peut aussi perdre son statut de salarié privilégié.

La destitution du secrétaire de comité d’entreprise

Le secrétaire de CE peut être destitué de ses fonctions ou révoqué par le CE s’il n’a pas donné satisfaction, en enfreignant certaines des règles de ce CE, notamment. Cette révocation peut être effectuée lors de l’une des réunions plénières par un vote. En réalité, le CE n’a même pas à justifier cette révocation, du moment qu’elle est votée par une majorité. Il n’y a pas, non plus, de nombre de révocation limitée au cours d’un même mandat. Elle ne doit, cependant, pas être à caractère abusif ni vexatoire. Dans les faits, cette révocation intervient très rarement et se termine plutôt par une démission du secrétaire.