Le comité d’entreprise qui est obligatoirement créé dans toute société de plus de 50 salariés doit se réunir au moins tous les mois si la société emploie au maximum 150 personnes et au moins tous les deux mois si l’effectif de la société dépasse le seuil de 150 salariés. Préalablement à chaque réunion, il faut établir un ordre du jour selon les modalités indiquées ci-dessous.
La préparation de l’ordre du jour de la première séance d’un comité venant d’être élu
Le secrétaire du comité d’entreprise n’étant pas encore désigné, c’est au chef d’entreprise qui présidera chaque réunion du comité qu’il appartient de fixer de l’ordre du jour de la première réunion.
Cette première séance qui doit avoir lieu de préférence dans le mois qui suit l’élection des délégués du personnel doit être consacrée au compte-rendu de gestion de l’ancien comité d’entreprise et à la désignation des membres du bureau du nouveau comité. D’autre part, c’est lors de cette première réunion que le règlement intérieur du comité doit être élaboré ou modifié. Enfin, si le chef d’entreprise n’a pas encore transmis au comité les informations relatives à la situation et aux perspectives de la société, il doit le faire lors de cette réunion ou au plus tard dans le mois qui suit l’élection.
La préparation de l’ordre du jour de chacune des réunions suivantes
Une fois que le secrétaire du comité d’entreprise a été désigné, il élabore l’ordre du jour avec le chef d’entreprise. Cette préparation lui permet d’exiger que toutes les questions qui lui semblent importantes soient inscrites à bord du jour, même si le chef d’entreprise se montre réticent pour certaines questions.
La loi exige que toutes les questions pour lesquelles l’information et la consultation du comité d’entreprise sont obligatoires soient inscrites à l’ordre du jour. Il est ainsi notamment en cas de projet de licenciements économiques ou de révocation d’un membre du comité. Une fois que l’ordre du jour a été préparé, il doit être adressé aux élus dans le délai prévu par le règlement intérieur du comité. Ce délai est au moins égal à trois jours avant la date de la réunion.
Comment préparer un ordre du jour de manière efficace
Pour faciliter le travail qui devra être effectué lors de la réunion du comité d’entreprise, le chef d’entreprise et le secrétaire du comité ont intérêt à associer les principaux élus du comité à la préparation de l’ordre du jour.
Il faut notamment veiller à ce que l’ordre du jour indique précisément les priorités à traiter et à que les participants ne perdent pas leur temps. Par conséquent, il est utile de consigner dans l’ordre du jour les solutions qui seront envisagées pour chaque question inscrite.
Enfin, le chef d’entreprise a tout intérêt à faire en sorte que l’information donnée au comité d’entreprise soit aussi transparente que possible. Il doit cependant veiller à ce que les élus ne fassent aucun usage irrégulier des informations à caractère confidentiel (notamment en ce qui concerne les secrets de fabrique ou les informations privilégiées dans toute société cotée en Bourse).
