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La rédaction du procès-verbal du comité d’entreprise par le secrétaire

Publié le octobre 24, 2012 par Mot Tech

  Après chaque réunion du comité d’entreprise d’une société, un procès-verbal sur lequel les débats sont consignés doit être rédigé par le secrétaire du comité ou éventuellement par son adjoint.

L’importance d’une bonne rédaction du procès-verbal de la réunion du comité d’entreprise

Le procès-verbal d’une réunion du comité d’entreprise est un document capital, car il permet notamment une bonne diffusion de l’information au sein de la société. En effet, il permet à chaque salarié de connaître l’évolution de la situation de l’entreprise, ce qui constitue un élément important pour sa motivation.
Afin de faciliter la rédaction de ce document, il est possible de faire un enregistrement audiovisuel des débats si cet enregistrement est autorisé par la majorité des élus. Dans ce cas, il est utile de bien préciser que l’enregistrement sera utilisé uniquement dans le but d’une bonne rédaction du procès-verbal et qu’il sera détruit immédiatement une fois le procès-verbal approuvé. Il a cependant l’avantage d’éviter tout risque de contestation ultérieure sur le contenu des délibérations du comité.

Le rôle du secrétaire du comité d’entreprise dans la rédaction du document

Le secrétaire a la responsabilité de la rédaction du procès-verbal qu’il devra signer. Il doit faire en sorte que les propos échangés entre les membres du comité d’entreprise et la direction de la société soient consignés avec la plus grande fidélité. Il est possible cependant de faire un résumé de la réunion destiné aux salariés et sur lequel les éléments confidentiels ne seront pas consignés. Mais dans ce cas, il faudra rédiger également un compte rendu intégral qui sera gardé dans les archives du comité d’entreprise.
Le secrétaire du comité est la seule personne à être habilitée à rédiger le procès-verbal. En effet, ce document ne peut être établi ni par les membres du comité, ni par le chef d’entreprise. Cependant, compte tenu de la difficulté de la tâche, le secrétaire peut se faire assister par un rédacteur extérieur à la société si la majorité des élus sont d’accord. Il doit cependant faire en sorte que les débats soient retranscrits d’une manière aussi précise que possible, car sa responsabilité pénale pourrait être engagée si le procès-verbal contenait des mentions partiales ou inexactes. Bien entendu, le procès-verbal ne doit contenir aucune information diffamatoire ou qui pourrait porter préjudice à qui que ce soit.

L’approbation du contenu du procès-verbal de la réunion du comité d’entreprise

Avant d’être distribué au personnel, le procès-verbal doit être approuvé par la direction et par les élus. Cette approbation a lieu en principe au début de la réunion suivante. Les élus du comité ont le droit de demander des modifications relatives à leurs déclarations respectives avant d’approuver le document. Ces demandes de modifications doivent être prises en compte par le secrétaire, mais les modifications ne pourront être faites qu’après un vote majoritaire des élus. En ce qui concerne le président, il ne peut pas modifier unilatéralement le projet de compte rendu et toutes ses demandes de modification seront également soumises au vote des élus. Cependant, il pourra exercer un droit de réponse lors de la réunion suivante.

L’élection du secrétaire du comité d’entreprise

Publié le octobre 10, 2012 par Mot Tech

Lors de la première réunion d’un comité d’entreprise nouvellement élu par les salariés, il est nécessaire de désigner un secrétaire pour ce comité et éventuellement un secrétaire adjoint.

Les modalités de l’élection

Le secrétaire doit être désigné par un vote des élus à la majorité des voix. En cas d’égalité du nombre de voix obtenues par deux ou plusieurs candidats à la fonction, la jurisprudence estime qu’il y a lieu de désigner le candidat le plus âgé. Cependant, il est préférable d’insérer dans le règlement intérieur du comité des dispositions à appliquer si une telle situation se produit. Il est alors possible de prévoir soit l’organisation d’un second vote, soit la désignation du candidat qui a le plus d’expérience, soit l’exercice des fonctions de secrétaire du comité d’entreprise par alternance entre les candidats. Dans le cas où aucune disposition du règlement intérieur ne prévoit ce qui doit être fait en cas de partage des voix, l’employeur ne peut pas s’opposer à la désignation du candidat le plus âgé sans commettre un délit d’entrave.
En outre, l’employeur étant considéré comme membre à part entière du comité d’entreprise, il prend part à l’élection du secrétaire du comité sans avoir de voix prépondérante.
D’autre part, si le secrétaire du comité d’entreprise est absent et si l’on n’a pas désigné un secrétaire adjoint, son suppléant peut le remplacer sans pour autant devenir secrétaire de plein droit. Une solution consiste pour les membres du comité d’entreprise à désigner parmi les suppléants une personne qui exercera temporairement les fonctions de secrétaire jusqu’au retour du secrétaire en titre. Cette désignation doit se faire selon la procédure de vote habituelle.

Mesures à prendre pour assurer la transparence et l’intégrité du vote

Si les élus sont d’accord, il est conseillé de faire intervenir un huissier de justice qui garantira l’intégrité de l’élection du secrétaire du comité d’entreprise. L’huissier pourra être convié à la réunion au cours de laquelle l’élection aura lieu et il pourra certifier la régularité des opérations de vote.
En outre, si le vote a lieu par Internet, par bulletins ou même à main levée, il est possible de faire appel à une entreprise spécialisée dans l’organisation des votes qui pourra également assurer le bon déroulement des opérations.
Ces mesures auront l’avantage d’éviter tout risque de contestation du résultat de l’élection. C’est pour cette raison qu’il est également souhaitable de les adopter pour les élections des membres du comité d’entreprise ou pour celle des délégués du personnel si l’entreprise a moins de 50 salariés.

Les autres mesures à prendre pour éviter un contentieux de l’élection du secrétaire du comité d’entreprise

Le contentieux d’une telle élection relève de la compétence du juge judiciaire. Il est indispensable d’élaborer le règlement intérieur du comité de manière à prévoir tout litige qui pourrait survenir lors de l’élection du secrétaire du comité, car le Code du travail ne comporte pas de disposition permettant de traiter ce type de contentieux. En conséquence, un litige non prévu risque de provoquer des situations particulièrement compliquées.